Guide libre !

Garder ses justificatifs en micro-entreprise — quoi garder, combien de temps, et sous quelle forme

Un guide libre !, complet et gratuit. Aucune inscription demandée, libre de diffusion entre collègues.

Écrit par Yvan. Une pièce qu'on n'a plus ne se recrée pas le jour du contrôle. Et la règle vient de changer : ce que vous pouviez jeter à six ans se garde désormais dix.

La réponse d'abord

Par prudence, gardez tout dix ans. Ce n'est pas une obligation pour chaque pièce — les délais varient selon le document (le tableau plus bas les donne) —, mais dix ans couvre les cas les plus longs : la fiche du micro-entrepreneur de service-public le donne pour le livre des recettes, et le fisc passe de six à dix ans au 1er janvier 2027.
L'essentiel : vos factures et autofactures, votre livre des recettes, les relevés du compte où arrivent vos paiements, vos déclarations Urssaf.
Le livre des recettes est obligatoire : chaque encaissement, dans l'ordre, avec le client, le montant et le mode de paiement.
Une pièce reçue en électronique se garde en électronique. Un papier peut être numérisé : une copie fiable — identique à l'original, et dont l'intégrité est garantie dans le temps — vaut l'original, mais une simple photo ne remplit pas forcément ces conditions. Par prudence, gardez aussi l'original.
Un contrôle Urssaf vous laisse au moins 30 jours pour envoyer les pièces, et porte sur trois années civiles.

Pour qui ce guide est juste

L'enseignant de la conduite (moniteur) micro-entrepreneur, en BNC, payé par des plateformes et des auto-écoles. Passé à la TVA ou en société, vous avez des obligations en plus : voyez-les avec un comptable.

Quoi garder

La pièce	Pourquoi	Obligatoire ?
Factures émises aux auto-écoles, avoirs	elles prouvent votre chiffre d'affaires	oui
Autofactures des plateformes	c'est votre facture, établie par le client à votre place	oui
Livre des recettes	il retrace chaque encaissement	oui
Registre des achats	service-public le demande au libéral en franchise de TVA	oui, en franchise
Factures fournisseurs : carburant, entretien, location, assurance	elles nourrissent le registre des achats, et vos garanties	oui, en franchise
Relevés du compte où arrivent vos paiements	ils prouvent la date et le montant de chaque encaissement	conseillé
Déclarations et paiements Urssaf, avis de CFE, déclarations d'impôt	ils prouvent ce que vous avez déclaré et payé	conseillé
Contrat de plateforme, avenants, mandat d'autofacturation	ce sont eux qui autorisent et encadrent les autofactures	conseillé

Le compte : un compte bancaire est obligatoire, votre compte personnel suffit. Il doit devenir un compte dédié à l'activité si votre chiffre d'affaires dépasse 10 000 € par an deux années de suite. Dédié ou non, c'est sur ses relevés que se lisent vos encaissements.

Combien de temps : ce que disent les textes

Le fisc : six ans aujourd'hui, dix ans demain. Le livre des procédures fiscales (art. L102 B) imposait six ans. Depuis la loi du 25 juin 2026 contre les fraudes sociales et fiscales, c'est dix ans à partir du 1er janvier 2027, pour toutes les pièces dont le délai de six ans n'était pas écoulé à cette date. En pratique, c'est le cas de presque tout ce qui date de 2021 ou après.
Le micro-entrepreneur : dix ans. Service-public demande de garder le livre des recettes (et le registre des achats) dix ans à partir de la clôture de l'exercice, et rappelle que les factures émises ou reçues se gardent dix ans.
⚠️ Le code de commerce n'est pas votre texte. Son article L123-22 (dix ans) vise les commerçants, et un BNC n'en est pas un. Peu importe : la fiche du micro et le nouveau délai fiscal disent dix ans tous les deux.

La règle à retenir : une pièce de 2026 se garde jusqu'au 31 décembre 2036.

Pourquoi garder si longtemps alors qu'on revient rarement aussi loin ?

Qui vérifie	Jusqu'où, en principe	Le texte
Le fisc, pour l'impôt sur le revenu	jusqu'à la fin de la 3e année qui suit l'année imposée ; 10 ans en cas d'activité occulte	livre des procédures fiscales, art. L169
L'Urssaf, pour vos cotisations	3 ans, comptés pour un indépendant à partir du 30 juin de l'année qui suit	code de la sécurité sociale, art. L244-3
L'obligation de conserver	10 ans	art. L102 B à partir de 2027, fiche du micro

Le livre des recettes : ce qu'il doit contenir

Pour une activité libérale, service-public demande :

Les recettes encaissées, dans l'ordre chronologique.
Le montant et l'origine de chaque recette : l'identité du client, ou de la société mandataire quand c'est une plateforme qui vous paie.
Le mode de règlement : virement, chèque, espèces.
Un total tous les trois mois.

Date d'encaissement	Client	Pièce	Mode	Montant
03/10/2026	Auto-école du centre	facture n° 2026-041	virement	420,00 €
06/10/2026	Plateforme A	autofacture de septembre	virement	1 280,00 €

C'est l'encaissement qui compte, pas la date de la leçon : une autofacture de septembre payée en octobre s'inscrit en octobre. C'est aussi le chiffre que vous déclarez à l'Urssaf.
Papier, modèle officiel ou logiciel : les trois sont admis, et le livre peut être tenu sous forme électronique.
En franchise de TVA, service-public ajoute un registre des achats, récapitulé par année, et un livre journal des recettes, jour par jour, avec les factures et pièces qui vont avec.
Service-public précise qu'il n'y a pas de sanction propre à l'absence de livre des recettes. Mais sans lui, vous n'avez rien à opposer à un contrôle. Et un faux est puni jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 € d'amende.

Sous quelle forme

La facture électronique. Depuis le 1er septembre 2026, vous devez pouvoir en recevoir. Le 1er septembre 2027, vous devrez en émettre. Elle est émise, reçue et conservée par l'intermédiaire d'une plateforme agréée. Demandez à la vôtre combien de temps elle garde vos factures, et exportez-les sans attendre la réponse : le guide « Facture électronique et e-reporting » détaille la réforme.
Le PDF et le courriel. Une pièce reçue sous forme informatique se conserve sous cette forme (art. L102 B). Téléchargez chaque autofacture en PDF, dans vos propres dossiers. L'espace partenaire d'une plateforme n'est pas une archive : il vous est prêté.
Le papier. Une facture papier peut être numérisée, et l'original jeté, à des conditions précises : copie identique à l'original, en PDF, avec un cachet, une empreinte ou une signature électronique, horodatée, dans une organisation documentée.
⚠️ Une photo prise au téléphone ne remplit pas ces conditions. Elle aide à retrouver une pièce ; elle ne la remplace pas. Gardez l'original papier, ou passez par un service d'archivage qui respecte ces règles.

Ce que demande un contrôle

Pour un indépendant, le contrôle Urssaf peut se faire sur pièces, dans les locaux de l'Urssaf. Un avis de contrôle vous liste les documents à fournir, et vous laisse au moins 30 jours pour les transmettre.
Le contrôle porte sur trois années civiles. L'inspecteur vérifie vos déclarations à partir de vos pièces : parmi les exemples que l'Urssaf donne, les factures émises par un travailleur indépendant qui justifient son chiffre d'affaires, et les avis d'imposition.
Le fisc peut demander les mêmes pièces : c'est tout ce sur quoi s'exerce son droit de communication qui doit être conservé.
Préparez-le maintenant, pas à réception de l'avis. Un dossier par année, et dedans : le livre des recettes, les factures et autofactures, les relevés, les déclarations Urssaf. Trente jours passent vite quand il faut tout retrouver.

Ranger, une fois pour toutes

Un dossier par année, un sous-dossier par client. Une plateforme, une auto-école : un tiroir chacune.
Un nom de fichier qui se trie seul : « 2026-09 Plateforme A autofacture ». Retrouvable en dix secondes, même dans dix ans.
Deux copies, à deux endroits. Un téléphone se perd, un ordinateur tombe en panne.
Une fois par trimestre, au moment du total du livre des recettes, vérifiez que chaque encaissement a sa pièce. Et le jour où vous quittez une plateforme, téléchargez tout avant que l'accès ne ferme.

Les pièges

⚠️ Jeter à six ans. La règle a changé : ce qui n'était pas expiré au 1er janvier 2027 se garde dix ans.
Classer à la date de la leçon. Le livre des recettes et l'Urssaf suivent la date d'encaissement.
Garder la facture, perdre le contrat. Le mandat d'autofacturation est ce qui donne sa valeur à l'autofacture : gardez-le aussi longtemps qu'elle.

Sources, vérifiées le 6 octobre 2026 : Service-public Entreprendre, F23266 « Obligations comptables du micro-entrepreneur » (vérifié le 7 septembre 2026 : livre des recettes du libéral, mentions, total trimestriel, registre des achats et livre journal en franchise de TVA, conservation dix ans à partir de la clôture, pas de sanction propre, faux et usage de faux 3 ans et 45 000 €, compte dédié au-delà de 10 000 € deux années consécutives, facturation électronique au 1er septembre 2026 et 2027) ; Service-public Entreprendre, F23208 « Tout savoir sur la facturation » (vérifié le 7 août 2026 : factures conservées dix ans, autofacturation, conservation par la plateforme agréée) ; Légifrance, livre des procédures fiscales, art. L102 B (version en vigueur jusqu'au 1er janvier 2027 : six ans ; version à partir du 1er janvier 2027 : dix ans, loi n° 2026-534 du 25 juin 2026, art. 36, pour les pièces dont le délai expire après le 1er janvier 2027 ; conservation sous forme informatique), art. A102 B-2 (conditions de numérisation des factures papier), art. L169 (droit de reprise de l'impôt sur le revenu) ; code de la sécurité sociale, art. L244-3 (prescription des cotisations) ; code de commerce, art. L123-22 (sous-section des obligations comptables des commerçants) ; urssaf.fr, « Le contrôle Urssaf » (contrôle sur pièces, 30 jours, trois années civiles, pièces demandées) ; autoentrepreneur.urssaf.fr, « L'essentiel du statut » (seules les factures encaissées sont déclarées).

Ce guide n'est pas un conseil juridique ou comptable personnalisé : pour un contrôle en cours, un expert-comptable ou votre syndicat professionnel sauront lire votre cas.

libre ! — l'app des enseignants de la conduite indépendants. Ce guide est libre de diffusion entre collègues.

— Yvan

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